Studiecentrum
JSE kwam in 2015 bij de HVH in beeld, toen de vereniging in het voormalige gemeentehuis van Hardenberg uit haar jasje was gegroeid. Toen het onderkomen van de HVH in 2019 moest plaatsmaken voor woningbouw, vond de historische vereniging een nieuw onderkomen in een pand aan het Wilhelminaplein, dat eerder dienstdeed als supermarkt en later als kunstatelier. In het Informatiecentrum van het pand zijn vrijwilligers dagelijks bezig met het verzamelen, digitaliseren en toegankelijk maken van informatie, beelden en objecten die te maken hebben met de historie van het Vechtdal. “Het Informatiecentrum is uniek voor een historische vereniging”, aldus Henk Nieuwenhuis en Fred Hamhuis, bestuursleden van de HVH.
Digitaal zoeken
Inmiddels is de meeste content van de HVH ontsloten via internet. De basisinformatie is te vinden op hvhardenberg.nl. De bulk aan afbeeldingen en oude kranten, zoals de Vechtstreek en het Salland’s Volksblad, staat op mijnstadmijndorp.nl, een project van Collectie Overijssel dat mede mogelijk is gemaakt door de provincie Overijssel. Hierdoor kunnen mensen ook vanuit huis de historische informatie doorzoeken. Nieuwenhuis: "Dit digitale zoeken is de grote winst van de laatste jaren. Ook van gescande documenten zijn de teksten met behulp van de nieuwste technologieën volledig doorzoekbaar."
Hamhuis vervolgt: "De tijd dat je was aangewezen op het doorspitten van dikke originele boeken, is nu wel voorbij. Maar voor bijvoorbeeld stamboomonderzoek komen mensen nog graag naar ons informatiecentrum, waar vrijwilligers beschikbaar zijn om te helpen.”
Interesse in historie
De HVH kent zo’n 1.400 leden. De meeste komen uiteraard uit Hardenberg en omgeving, maar ook elders uit Nederland, tot in Canada aan toe. Henk Nieuwenhuis: "Er komt een periode in je leven waarin je gaat terugkijken. Zeker als mensen meer tijd krijgen, zie je dat ze geïnteresseerd zijn in hun afkomst en de historie van hun leefomgeving. Deze interesse, die zal worden versterkt door de vergrijzing, kunnen we ook duidelijk terugzien in onze websitestatistieken."
JSE toont betrokkenheid, denkt goed mee en informeert proactief.
In goede banen
Achter de HVH gaat een groep van maar liefst 120 enthousiaste vrijwilligers schuil. De automatisering speelt een belangrijke rol om de activiteiten in goede banen te leiden. “Het besturen van een vrijwillersorganisatie van deze grootte is een complexe aangelegenheid. De kracht van automatisering is om structuur aan te brengen in de werkprocessen. Hiervoor gebruiken we de collectiebeheer-software Open Atlantis, een veelgebruikt systeem met begrijpelijke schermen waarmee vrijwilligers vrijwel direct aan de slag kunnen.”
Enthousiasme voor ict
De heren hebben beiden een ict-achtergrond. “We hebben de hele opkomst van ict meegemaakt: van ponskaarten en de eerste beeldschermen tot de mainframes en de huidige servers”, memoreert Nieuwenhuis. Met hun kennis en een flinke dosis enthousiasme gingen de mannen aan de slag om de it-infrastructuur van de vereniging naar een hoger plan te tillen. Hierbij is het ict-bedrijf JSE ingeschakeld om hen bij te staan met advies, implementatie en beheer van de it.
Meedenken door IT-leverancier
“We kenden JSE van vroeger en als IT-leverancier van onze buurman Rebound”, legt Hamhuis uit. “JSE toont betrokkenheid, denkt goed mee en informeert proactief. Zo hebben ze ons goed geadviseerd hoe we ondanks de fysieke afstanden toch één organisatie konden blijven. De mogelijkheden van telefonie in de cloud waren een echte eyeopener. De uitgebreide telefooncentrales met keuzemenu’s en dergelijke zijn nu ook binnen bereik van kleine organisaties zoals HVH.”
JSE toont betrokkenheid, denkt goed mee en informeert proactief.
ANBI-status
JSE verving de bestaande Windows Server voor een efficiënte mix van cloud-diensten zoals Office 365, en implementeerde server op locatie. Door de ANBI-status kon HVH vrijwel gratis gebruik maken van softwarepakketten zoals bijvoorbeeld Office 365. “We hoefden dan alleen administratiekosten te betalen. Dat zijn leuke meevallers!”
