Kan SharePoint een fileserver vervangen?

Gebruik SharePoint waar het voor bedoeld is

SharePoint één-op-één gebruiken als fileserver, dat gaat niet werken. SharePoint kan je zeker als alternatief gebruiken, maar gebruik het dan wel waarvoor het bedoeld is: als documentmanagementsysteem (DMS). Want SharePoint heeft veel meer te bieden dan een fileserver, die eigenlijk vooral een verzamelbak met bestanden is. Met SharePoint kan je documenten overzichtelijk vastleggen, beheren, delen en beveiligen. Mits je doordacht te werk gaat. Denk met name na over een mappenstructuur, de benamingen van die mappen, hoe diep je wilt  gaan qua mappenstructuur en natuurlijk welke bestanden je wel en niet wilt overzetten.

Mooi opschoonmoment

Het aantal bestanden dat je als organisatie op een fileserver bewaart, neemt jaar na jaar toe. Zo’n migratie naar SharePoint is een mooi opschoonmoment. Veel gegevens zijn verouderd en ga je nooit meer gebruiken. Welke bestanden wil je bewaren, wat wil je archiveren of verwijderen? Niet alleen schept dat overzicht, ook vanwege de AVG is het belangrijk om bestanden niet onnodig lang te bewaren.

Precies de indeling die bij je past

Zie SharePoint als een website. Daar zet je ook niet al je informatie op een pagina; dan vind je gegarandeerd niets meer terug. Zo ook bij SharePoint, waar je juist je bestanden heel handig kan indelen in aparte subsites. Zo kun je bijvoorbeeld je financiële gegevens scheiden van je technische gegevens en de gegevens van project X scheiden van die van project Y. Kies de indeling die het best bij jouw bedrijf past. Anders gaat het ten koste van de snelheid en overzichtelijkheid.

Nu goed inrichten scheelt veel ellende in de toekomst

Het is dus belangrijk vooraf goed na te denken over het ontwerp van je structuur, en dan met name de teamsites. Maar leg ook goed vast hoe je om wilt gaan met rollen en gebruikersrechten. Een goede rechten- en beveiligingsstructuur is heel belangrijk, zeker als gebruikers data delen buiten de organisatie. Het voordeel boven een fileserver is dat je binnen SharePoint via een overzichtelijke admin-portal heel eenvoudig permissies, beveiliging en structuren kunt beheren.

Zoeken makkelijk gemaakt

Heb je je SharePoint-omgeving goed ingericht en bijvoorbeeld ook gebruikgemaakt van tags? Dat maakt het zoeken een stuk makkelijker. Je kan zoeken in alle bestanden, maar ook alleen naar personen, video’s of gesprekken. Je kunt ook zoeken naar bestanden die afgelopen week of maand zijn gewijzigd, in een bepaalde taal zijn geschreven, zoekwoorden uitsluiten etcetera.

Volledig geïntegreerd met Microsoft 365

Een ander groot voordeel van SharePoint is dat het volledig is geïntegreerd met Microsoft 365. Zo kan je bestanden in SharePoint ook benaderen vanuit Microsoft Teams; andersom kan je de in Teams opgeslagen bestanden terugvinden op een aparte Teams-site in SharePoint. Vanuit Microsoft 365-applicaties zoals Word en Excel kan je documenten in SharePoint direct openen, bewerken, opslaan en delen. Ook tegelijkertijd aan hetzelfde document werken kan in SharePoint, die zo optimaal gebruikmaakt van de mogelijkheden van Microsoft 365. En natuurlijk kent SharePoint alle voordelen van het werken in de cloud: het is overal en altijd beschikbaar, vanaf elk device en je kunt eenvoudig op- en afschalen.

Conclusie

Ja, SharePoint is zeker een alternatief voor een fileserver. Maar gebruik het dan wel waarvoor het bedoeld is: als documentmanagementsysteem en niet als verzamelbak van bestanden.

Meer weten?

Wil je meer informatie over SharePoint of andere producten en diensten van Microsoft? We adviseren je graag. Als partner voor Microsoft 365 bieden we hulp bij het opzetten van de structuur. We denken mee bij het verdelen van de rechten: wie geef je waartoe toegang? Oh, nog een mooie eigenschap van SharePoint: als je geen rechten hebt, zie je de documenten en mappen ook niet… bij fileservers wel!

Neem bij vragen of interesse zeker even contact met ons op via 0524 – 561188 of support@jse.nl. Of download onze whitepaper: De 5 must-haves voor zorgeloze IT, waar ‘online samenwerken’ er één van is.

Microsoft 365 prijzen Tarieven voor inrichting