Mijn fileserver is verouderd. Is SharePoint inmiddels een volwaardig alternatief?

Van bestandsopslag naar samenwerken

Fileservers worden gebruikt voor bestandsopslag zoals Word-documenten, Excel-bestanden, foto’s en tekeningen. Veel bedrijven zoeken tegenwoordig meer dan een ‘platte’ fileserver. Ze willen dat hun gebruikers documenten altijd, overal en op elk device kunnen benaderen, bewerken en delen. Zo’n oplossing is SharePoint Online, onderdeel van Microsoft 365. Deze biedt alle functies van de ‘oude’ fileserver, met veel extra functionaliteiten. Zo kunnen bestanden eenvoudig en veilig worden gedeeld met mensen van binnen én buiten de organisatie, kan er kan gelijktijdig in documenten worden gewerkt en worden alle versies netjes bijgehouden.

Dankzij Files On-Demand is SharePoint Online een goed alternatief

SharePoint werd tot voor kort niet echt als alternatief gezien voor de fileserver, omdat bestanden altijd gesynchroniseerd moesten worden naar de desktop. Sinds Windows 10-update heb je met Files On-Demand toegang tot bestanden zonder ze te hoeven downloaden. Het is nu mogelijk om door de structuur van SharePoint Online (of OneDrive) te bladeren zoals we dat gewend waren bij de fileserver. Hiermee is SharePoint Online een goed, volwaardig alternatief geworden voor de fileserver.

Totale ontzorging van IT

SharePoint Online is een cloud-dienst, en betekent dus een totale ontzorging van IT. Want als één partij het goed voor elkaar heeft als het gaat om beschikbaarheid, veiligheid en privacy (zie onze blog over de AVG), is het Microsoft. Veelgehoorde redenen voor bedrijven om toch vast te houden aan hun fileserver zijn ‘hij staat er toch’ of ‘we willen onze data binnen de deur houden’. Voor wat betreft het laatste kunnen we alleen maar zeggen dat het gemiddelde bedrijf lang niet zo goed is beveiligd als de Microsoft Cloud.

In de praktijk

Gelukkig zijn wij niet de enigen die enthousiast zijn over dit soort nieuwe oplossingen. Zo hebben we bijvoorbeeld bij een productiebedrijf in Almelo SharePoint Online geïmplementeerd. De onderneming heeft zo’n 35 werkplekken en biedt maatwerkoplossingen voor de industrie. Hun grote archief stond op een Small Business Server. Toen hun data explosief ging groeien, liepen ze tegen de limiet van hun server aan. SharePoint Online kent die limiet niet; standaard heb je een terabyte tot je beschikking, maar is dat toch onvoldoende, is het heel eenvoudig op te schalen. Daarin is geen limiet, zoals dat met een fysieke server natuurlijk wel het geval is. Zo hebben we meer bedrijven geholpen met de transitie naar de SharePoint Online, al dan niet als onderdeel van Microsoft 365.

Wanneer verloopt de houdbaarheidsdatum van jouw fileserver?

Merk je dat de prestatie van jouw server afneemt? Loop je tegen limieten aan? Bel gerust voor advies. We komen met alle plezier vrijblijvend bij je langs om te kijken wat je huidige situatie is en om te adviseren over een mogelijke volgende stap.