It verhuizen en hoofdkantoor inrichten
Na de overname van Vivo Wonen door Heimstaden in 2019 mocht JSE zijn rol als it-partner voortzetten voor de organisatie. Zo hebben we de verhuizing begeleid naar het nieuwe, grotere kantoor in Amsterdam Zuid-Oost. Ook hebben we het nieuwe hoofdkantoor aangesloten op glasvezelinternet en voorzien van een nieuwe IT-infrastructuur, zowel bekabeld als draadloos. Verder regelden we alle bureauvoorbereiding met docking-stations en zorgden we voor nieuwe zakelijke telefonie.
Informeel contact
Talitha van Dalen heeft vanuit haar rol als officemanager al zo’n 4,5 jaar jaar gewerkt met JSE. “Ik heb eigenlijk altijd fijn contact met de heren,” zo vat ze de samenwerking samen. “Van beide kanten houden we van informeel contact. Ik heb zelf geen verstand van it en ben dan ook blij dat ik op hun expertise kan rekenen. Het is prettig dat de mensen van JSE ons bedrijf goed kennen. Ze weten precies wat waar is aangesloten en op welke manier. Ze begrijpen wat we nodig hebben en denken mee. Ik merk dat hun onderlinge communicatie ook goed is, waardoor ze snel kunnen schakelen. Zoals laatst nog bij een wegvallende vpn-verbinding, dan komen ze snel opdraven om het op te lossen.”
Van beide kanten houden we van informeel contact.
Videoconferencing met ClickShare
Ook het inrichten van de nieuwe vestigingen in Rotterdam, Eindhoven, Arnhem en Heerlen nam JSE voor z’n rekening. Hier lag de nadruk op de internetverbinding, de connecties met het hoofdkantoor en het voorbereiden van de werkplekken. De vergaderkamers hebben we uitgerust met videoconferencing op basis van ClickShare, in combinatie met een Logitech Meetup-camera en Microsoft Teams.
Beheer van Microsoft 365
JSE beheert alle it-voorzieningen voor de Nederlandse vestigingen van Heimstaden. Voor de gebruikte clouddiensten verzorgen we onder andere het gebruikersbeheer, de koppelingen en de beveiliging. Denk bijvoorbeeld aan de Microsoft 365-omgeving, waar we onder andere alle data migreerden van lokaal naar de Azure-cloud van Microsoft. We betrekken de gebruikers bij beveiligingsmaatregelen, zoals tweestapsverificatie. Alle apparaten zoals laptops, telefoons en tablets beheren we met een cloud-oplossing voor mobile device management.
Thuiswerken faciliteren
Tijdens de coronacrisis moest ook Heimstaden opeens overschakelen naar thuiswerken. Daarop heeft JSE alle medewerkers voorzien van een laptop. De zakelijke telefonie is uitgebreid met de I AM-softclient. Daarmee kunnen medewerkers met de mobiele telefoon en laptop via het bedrijfsnummer bellen en gebeld worden.
Toenemende vraag naar support
Bij voorkomende problemen kunnen gebruikers altijd bellen met de it-helpdesk van JSE, bijvoorbeeld voor hulp bij het inloggen of als een pc die niet goed werkt. Door de snelle groei en het thuiswerken is de vraag naar it-support flink toegenomen. Maar bij JSE vraag je niet mis, vindt Talitha: “Je wordt fijn en snel geholpen, is mijn ervaring en ook wat ik om me heen hoor. Als de mensen bij de helpdesk iets niet gelijk weten, zoeken ze het voor je uit en komen ze erop terug. Ik heb zelf nooit meegemaakt dat het lang duurde of dat je met een probleem bleef zitten.”
Je wordt fijn en snel geholpen door JSE.
Snel schakelen
Dat Heimstaden in een fase van sterke groei zit, merkt JSE onder meer aan de bijna continue vraag naar nieuwe hardware. Volgens Talitha weet JSE hier goed op te anticiperen. “Soms voel ik me bijna bezwaard als ik weer moet vragen of er binnen 4 of 5 dagen een werkplek geregeld kan worden," lacht Talitha. “Je kan altijd wat met ze afspreken, waarbij er begrip is van beide kanten. JSE zorgt dat de apparatuur er op tijd is en regelt een paar extra handen als dat nodig is. Het is nog nooit gebeurd dat een werknemer niet kon starten op z’n eerste werkdag.”
Meedenken bij inrichten callcenter
Aanvullend op de VoIP-telefonie die Heimstaden al via JSE gebruikt, heeft JSE meegedacht bij het inrichten van het callcenter. We hebben mogelijkheden aangereikt zoals het instellen van wachtrijen en het inrichten van een wallboard. Fabe Bosboom, hoofd Customer care en Office support, heeft de samenwerking met JSE tot op heden als positief ervaren. “Als ik aangeef hoe ik iets ingericht wil hebben – zoals voor de telefooncentrale – duiken ze erin en komen ze met oplossingen. We kunnen altijd bij JSE terecht als we vragen hebben of ergens niet uitkomen. Ook na kantoortijden, bijvoorbeeld als er een storing is,” zegt Fabe.
Ze vervolgt: “Het fijne is dat ze ons leren hoe we dingen zelf kunnen doen. Denk bijvoorbeeld aan wachtrijen instellen, een IVR (interactive voice respons oftewel een telefonisch keuzemenu) inspreken en koppelen aan de centrale, en rapportages draaien. Ze reiken je de spreekwoordelijke hengel aan in plaats van je een vis te geven.”
Het fijne is dat JSE ons leert hoe we dingen zelf kunnen doen.
Over Heimstaden
In 2019 werd het Amsterdamse Vivo Wonen overgenomen door Heimstaden AB, een Zweedse vastgoedbelegger. Inmiddels beheert Heimstaden al meer dan 10.000 woningen, verspreid over ons land. Hiermee heeft het Scandinavische vastgoedbedrijf een stevige positie in de Nederlandse woningmarkt. Dit doet Heimstaden met een langetermijnvisie, grote duurzame ambities en verdere groeiplannen voor zijn portefeuille van huurwoningen in Nederland. Meer informatie: heimstaden.nl en heimstadenbostad.com.
